Grootboek groepen instellen

Een Grootboek groep helpt je jouw financiële instellingen te organiseren en te standaardiseren. Zie het als een herbruikbaar sjabloon voor het toepassen van boekhoudregels op meerdere onderdelen van je bedrijf, zoals locaties of eigendommen, die we aanduiden als Locatiegroepen.

Het correct instellen van grootboek groepen is essentieel om ervoor te zorgen dat transacties naar de juiste grootboeken worden geboekt met de juiste kostenplaatsen en belastingregels. Deze handleiding leidt je door het proces van het aanmaken van een grootboek groep, het koppelen aan locatiegroepen met aangepaste instellingen, en het effectief beheren van grootboek groepen.

Het doel is om grootboeken te koppelen aan entiteiten zoals accommodatietypes en toevoegingen op basis van voorwaarden zoals locatie, reserveringscategorie of distributiekanaal.

Maak een nieuwe grootboek groep aan

Volg deze stappen om een grootboek groep aan te maken.

1. Navigeer naar Finance Manager, vouw het menu-item Configuratie uit en selecteer Grootboek groep.
2. Klik op Grootboek groep aanmaken.
3. Voer de volgende informatie in het weergegeven pop-upvenster in:
   1. Naam: geef de groep een duidelijke, herkenbare naam (bijvoorbeeld, Standaard omzet, Standaard belastinggroep).
   2. Code: wijs een unieke systeemcode toe. Deze moet uniek zijn voor alle grootboek groepen. Dit is verplicht.
   3. Omschrijving: voeg een korte notitie toe die het doel van de groep uitlegt.
4. Klik op Aanmaken om de nieuwe grootboek groep op te slaan.

Voltooi de configuratie van de grootboek groep

Zodra een grootboek groep is aangemaakt, verschijnt deze op de grootboek groepspagina binnen de zijpaneel. Selecteer de gewenste grootboek groep om de details ervan te bekijken; deze worden weergegeven in het paneel aan de rechterkant van de pagina. Vanaf hier kun je de grootboek groep bekijken, bewerken of beheren zoals nodig.

Algemene acties

• Zoeken: vind grootboek groepen op naam of code.
• Code bewerken: werk de code van de groep direct bij vanuit de detailweergave.
• Verwijderen: verwijder een grootboek groep via het kebabmenu alleen als deze niet is gekoppeld aan locatiegroepen.
• Vertalingen: voeg meertalige vertalingen toe voor Naam en Omschrijving.

Koppel grootboek groepen aan locatiegroepen

De primaire functie van grootboek groepen is om ze te koppelen aan locatiegroepen voor het toepassen van financiële regels. Dit wordt gedaan via de Locatiegroep kaart op de detailpagina van de Grootboek groep.

1. Klik op Locatiegroep koppelen.
2. Selecteer locatiegroep in het pop-upvenster Locatiegroep koppelen. Alleen de nog niet-gekoppelde locatiegroepen verschijnen in de lijst voor selectie.
3. Klik op Volgende stap.
4. Configureer de grootboekdetails in de volgende stap. Optionele boekhoudinstellingen zijn beschikbaar om ervoor te zorgen dat de juiste boekhoudprocessen worden toegepast op de Locatiegroep.
   1. Grootboek: hoofd grootboek voor transacties.
   2. Tweede grootboek: optioneel secundair of contra-grootboek.
   3. Kostenplaats: volg uitgaven of inkomsten.
   4. Kostendrager: analyseer financiën gedetailleerder.
   5. Kostenplaats afhankelijk van locatie: inschakelen om dynamisch toe te wijzen per transactielocatie.
   6. Kostenplaats inkoopdistributie afhankelijk van werkorderlocatie: inschakelen voor werkorder-specifieke kostenplaatsen.
5. Klik op Voltooien om de locatiegroep aan je grootboek groep te koppelen.

Beheer gekoppelde locatiegroepen

Je kunt de locatiegroepen bekijken of beheren op de Grootboek groep pagina, in de Locatiegroep kaart.

1. Bekijk configuraties: zie de Naam, Grootboek, Tweede grootboek, BTW grootboeken, Tweede BTW grootboek, Kostenplaats en Kostendrager.
2. Locatiegroep bewerken: Klik op het kebabmenu voor Meer opties en selecteer Locatiegroep bewerken. Er verschijnt een pop-upvenster om de locatiegroep bij te werken.
3. Locatiegroep ontkoppelen: Klik op het kebabmenu voor Meer opties en selecteer Locatiegroep ontkoppelen. Verwijder een enkele locatiegroep of selecteer meerdere rijen om in bulk te ontkoppelen.
4. Volgorde locatiegroep wijzigen: Klik op Volgorde locatiegroep wijzigen en sleep, met behulp van het pictogram voor opnieuw rangschikken, locatiegroepen naar de gewenste volgorde.