Grootboeken instellen
Een grootboek groepeert financiële transacties onder één rekening, waardoor je inkomsten, uitgaven en btw nauwkeurig kunt bijhouden en rapporteren. Grootboeken zijn gekoppeld aan boekbare items en worden gebruikt om journaalposten en financiële rapporten te genereren.
Grootboeken moeten overeenkomen met je boekhoudstructuur. Als je externe systeem bijvoorbeeld grootboek 8000 gebruikt voor omzet, gebruik dan hetzelfde nummer in Maxxton. Consistentie helpt reconciliatieproblemen te voorkomen.
Een grootboek aanmaken
- Navigeer naar Finance Manager, vouw het menu-item Configuratie uit en selecteer Grootboeken.
- Klik op Grootboek aanmaken.
- Vul de volgende velden in:
- Grootboeknaam (verplicht)
- Grootboeknummer (verplicht): gebruik hetzelfde nummer als in je boekhoudsoftware.
- Grootboek type (optioneel): kies winst- en verliesrekening of balans. Dit heeft geen invloed op berekeningen. Het is alleen voor visuele groepering.
- Beschrijving (optioneel)
- BTW (optioneel): koppelt een btw-tarief aan het grootboek voor nauwkeurige btw-berekeningen.
- Klik op Volgende stap.
- Schakel de volgende opties in indien nodig:
- Gesplitst grootboek op rapport van financiële transacties: Indien ingeschakeld, worden boekingen per regel gesplitst. Indien uitgeschakeld, ontvang je geaggregeerde journaalposten (bijv. in plaats van 10 regels van €100, zie je één regel van €1000).
- Holding-grootboekrapport: voegt prijzen van toevoegingen, gekoppeld aan het grootboek, toe aan de accommodatie omzet.
- Klik nogmaals op Volgende stap.
- Voeg een Kostenplaats toe (optioneel). Dit verrijkt de uitvoer voor systemen die kostentoerekening gebruiken.
- Klik op Grootboek aanmaken.
Het grootboek verschijnt nu in het overzicht.
Internetbetalingen
Voor betaalproviders (bijv. Mastercard) zijn alleen de naam en het grootboeknummer vereist. Het koppelen van een btw-waarde is niet verplicht. Voeg een omschrijving toe indien relevant.
Tips
- Wijs een apart grootboek toe aan elk afzonderlijk inkomsten- of kostentype. Houd bijvoorbeeld schoonmaakkosten, borgsommen en huur in aparte grootboeken voor duidelijkheid en nauwkeurige btw-rapportage.
- Stem grootboeknamen en -nummers af op je externe boekhoudsysteem. Dit zorgt voor consistentie en versnelt de reconciliatie.
- Gebruik grootboekgroepen om transacties per locatie te routeren zonder boekbare items te dupliceren. Configureer een boekbaar item één keer en laat de groepslogica de locatiespecifieke grootboektoewijzing afhandelen. Dit houdt je instellingen overzichtelijk en schaalbaar.
Een grootboek bewerken
- Open de pagina Grootboeken in Finance Manager.
- Klik op het kebabmenu (rechtsboven) en selecteer Bewerken.
- Bewerk de informatie die je wilt wijzigen.
- Klik op Bijwerken.