Koppel grootboeken aan boekbare items

Voor nauwkeurige financiële rapportage moeten alle boekbare items die in een reservering kunnen worden geboekt aan een grootboek worden gekoppeld. In Maxxton koppel jij grootboeken aan boekbare items om ervoor te zorgen dat inkomsten, kosten en correcties op de juiste rekening in jouw financiële systeem worden geboekt. Je wilt bijvoorbeeld jouw inkomsten uit een toegevoegd linnenpakket onder een ander grootboek boeken dan jouw inkomsten uit een reservering, of jouw onderhoudskosten onder een ander grootboek rapporteren dan schoonmaakkosten.

Dit artikel richt zich op het koppelen van de volgende boekbare items aan grootboeken:

• Accommodatietypes
• Toevoegingen
• Accommodaties

Wij doen dit voornamelijk omdat de andere boekbare items bij het aanmaken ervan aan een grootboek worden gekoppeld. Raadpleeg de betreffende artikelen voor meer informatie over deze configuratie.

Configuratie

Overerving

Maxxton maakt gebruik van data-overerving, waardoor configuraties die zijn toegepast op een bovenliggend parent in de hiërarchie automatisch worden overgeërfd door de onderliggende boekbare items.

Wanneer bijvoorbeeld een toevoeging wordt toegevoegd aan een Accommodatietype, wordt deze automatisch gekoppeld aan alle onderliggende Accommodaties dankzij overerving.

Er zijn verschillende manieren om boekbare items aan grootboeken te koppelen. Afhankelijk van jouw taak of situatie, geef jij mogelijk de voorkeur aan een specifieke aanpak.

• Als jij het grootboek van één boekbaar item wilt koppelen of bijwerken, kun jij dit eenvoudig rechtstreeks doen vanuit de details van het boekbare item in Content Manager.
• Om meerdere boekbare items bij te werken, overweeg dan het gebruik van de batch updates of importbestand functies in Content Manager. Batch updates stellen jou in staat om bestaande boekbare items te wijzigen, terwijl importbestanden jou in staat stellen om boekbare items direct te koppelen bij hun bulkcreatie.
• Als jij een nieuw grootboek aanmaakt dat aan bestaande boekbare items moet worden gekoppeld, kun je mogelijk het gemakkelijkst de koppelingsmogelijkheden direct vanuit de grootboekdetails in Finance Manager gebruiken.

Wij zullen jou nu door elk van deze vier manieren leiden om grootboeken aan boekbare items te koppelen:

Content Manager - koppel individuele boekbare items aan grootboeken

Deze entiteiten kunnen in deze methode aan een grootboek worden gekoppeld:

• Accommodatietypes
• Toevoegingen
• Accommodaties (wanneer een grootboek is gekoppeld aan een accommodatietype, wordt het grootboek van de accommodatie automatisch overgeërfd van het accommodatietype. Jij kunt deze instelling overschrijven.)

Volg de onderstaande stappen om de entiteiten te koppelen:

1. Navigeer naar Content Manager en selecteer een entiteit uit het hoofdmenu om een grootboek te koppelen.
2. Klik op de entiteit om de details ervan te openen.
3. Klik op het Instellingen actie-icoon bij de details van de entiteit.
4. Er verschijnt een Geavanceerde instellingen pop-up aan de rechterkant.
5. Navigeer naar de Grootboekinstellingen in deze pop-up.
6. Controleer of Grootboek koppelen is ingeschakeld.
   1. Let op, dit zal uitgeschakeld zijn voor accommodaties die het grootboek van het parent (accommodatietype) zullen overerven.
7. Selecteer een Enkel grootboek of een Grootboek groep.
   1. Enkel grootboek: Het grootboek wordt gekoppeld volgens het hoofd administratie-/boekhoudsysteem per locatie. Voor elk grootboek wordt het juiste BTW/Belasting tarief geselecteerd.
   2. Grootboek groep: Gebruikt voor toevoegingen die op verschillende locaties kunnen worden geboekt en een ander grootboek moeten krijgen op basis van de locatie van de boeking. Door de resortgroep/locatiegroep te combineren met de grootboek groep, kan de gebruiker meerdere grootboekconfiguraties instellen voor verschillende combinaties van locaties.
8. Selecteer de juiste grootboek(groep).

Jij ziet nu het grootboek gespecificeerd in de instellingen van jouw boekbaar item.

Content Manager - Batch updates

Volg de onderstaande stappen om Accommodatietypes aan een grootboek te koppelen:

1. Navigeer naar Content Manager en selecteer Batch updates uit het hoofdmenu. Jij ziet een overzicht van eerdere updates.
2. Klik rechtsonder op Nieuwe batch update
3. Gebruik de filters om te zoeken naar het accommodatietype dat jij wilt bijwerken. Zorg ervoor dat in het paneel aan de rechterkant alle accommodatietypes die jij wilt bewerken zijn geselecteerd.
4. Klik op Volgende stap.
5. Voer relevante informatie in bij Beschrijf jouw wijzigingen en klik op Grootboekinstellingen onder Geavanceerde instellingen.
6. Vul de juiste velden in die verschijnen onder Grootboekinstellingen.
7. Klik op Volgende stap.
8. Er wordt een overzicht van de reikwijdte van jouw wijzigingen weergegeven. Controleer deze zorgvuldig.
   1. Om jouw batch update te wijzigen, klik op Vorige stap. 
   2. Om de batch update door te zetten, klik op Start batch update.

De status van jouw batch update is zichtbaar in het Batch updates overzicht. Jij kunt de batch update openen om de aangebrachte wijzigingen te bekijken.

Content Manager - Importbestand

Deze entiteiten kunnen in deze methode aan een grootboek worden gekoppeld:

• Accommodatietypes
• Toevoegingen
• Accommodaties (wanneer een grootboek is gekoppeld aan een accommodatietype, wordt het grootboek van de accommodatie automatisch overgeërfd van het accommodatietype. Jij kunt dit opheffen door de onderstaande stappen te volgen).

Gebruik deze methode voor het koppelen van grootboeken aan boekbare items alleen wanneer jij deze entiteiten aanmaakt, bijvoorbeeld tijdens een implementatie of bij het openen van een nieuwe locatie.

Volg de onderstaande stappen om de grootboeken aan de entiteiten te koppelen:

1. Navigeer naar Content Manager en selecteer Batch updates uit het hoofdmenu.
2. Klik rechtsonder op Importeren. Jij ziet een overzicht van eerdere importen.
3. Klik rechtsboven op Import template downloaden en selecteer het juiste import template bestand. Gebruik Add-on aanmaken voor het koppelen van grootboeken aan toevoegingen, en Accommodatie- en accommodatietype voor het koppelen van grootboeken aan accommodatietypes.
4. Vul alle benodigde velden in het importbestand in. Raadpleeg het Informatieblad voor aanvullende richtlijnen over het importbestand.
5. Zorg ervoor dat jij de kolom Grootboeknaam (en/of Grootboekovererving indien van toepassing) of Grootboekgroepnaam (en/of Grootboekgroepovererving indien van toepassing) invult, gebaseerd op jouw voorkeur voor een Enkel grootboek of Grootboek groep:
   1. Enkel grootboek: Het grootboek wordt gekoppeld volgens het hoofd administratie-/boekhoudsysteem per locatie. Voor elk grootboek wordt het juiste BTW/BELASTING tarief geselecteerd.
   2. Grootboek groep: Gebruikt voor toevoegingen die op verschillende locaties kunnen worden geboekt en een ander grootboek moeten krijgen op basis van de locatie van de boeking. Door de Resortgroep/locatiegroep te combineren met de Grootboek groep, kan de gebruiker meerdere grootboekconfiguraties instellen voor verschillende combinaties van locaties.
6. Sla jouw importbestand op.
7. Navigeer terug naar het scherm waar jij het import template bestand hebt gedownload. Klik rechtsboven op Nieuwe import.
8. Specificeer het importbestand dat jij gaat uploaden en ga verder met het uploaden van het bestand.
9. Voer een test uit en klik, indien goedgekeurd, op Importeren.

Jij ziet nu de status van jouw import in het Import batch status overzicht. Jij kunt hier de wijzigingen bekijken die door jouw import zijn aangebracht.

Finance Manager - koppel enkel grootboek aan boekbare items

Deze entiteiten kunnen in deze methode aan een grootboek worden gekoppeld:

• Accommodatietypes
• Toevoegingen
• Accommodaties

Volg de onderstaande stappen om de entiteiten te koppelen:

1. Navigeer naar Finance Manager, vouw het menu-item Configuratie uit en selecteer Grootboeken.
2. Zoek naar het grootboek dat jij wilt koppelen.
3. Jij ziet nu, aan de rechterkant van jouw scherm, een overzicht van de details van jouw geselecteerde entiteiten. Jij ziet ook een kaart genaamd Gekoppeld aan het grootboek. Onder de kaarttitel zie jij verschillende tabbladen voor de verschillende entiteiten die via dit paneel kunnen worden gekoppeld.
4. Klik op de Koppelen rechtsonder in het paneel om een nieuw boekbaar item te koppelen.
5. Selecteer vanuit het pop-upscherm alle boekbare items onder deze categorie die jij aan het grootboek wilt koppelen.
6. Klik op Koppelen om jouw wijzigingen op te slaan.

Jij ziet nu jouw toegevoegde boekbaar item en grootboek in de details van het boekbaar item.

Ontkoppelen of de koppeling van boekbare items wijzigen

Heb jij een fout gemaakt? Hoeft de entiteit niet langer aan dit grootboek gekoppeld te zijn? Geen zorgen! Jij kunt het grootboek wijzigen of grootboeken ontkoppelen vanuit het instellingenpaneel van het boekbaar item. Volg hiervoor deze methoden, gebaseerd op jouw gebruikssituatie:

1. Voor het wijzigen van één geval, doe dit vanuit Content Manager.
2. Voor het wijzigen van meerdere gevallen tegelijk, doe dit vanuit Content Manager - Batch Updates.