Rekeningen instellen voor betalingen

Een rekening is een financiële entiteit die wordt gebruikt voor het boeken van transacties. Het kan een bankrekening, een kassalade of een rekening voor speciale doeleinden vertegenwoordigen. Wanneer jij een rekening aanmaakt, past de instelling zich aan het type aan dat jij selecteert om ervoor te zorgen dat jij de juiste gegevens verstrekt.

Een rekening aanmaken

Het aanmaken van een rekening is een wizard in twee stappen. De eerste stap is het opgeven van een naam en het selecteren van het type hoofdrekening, wat de configuratieopties bepaalt die beschikbaar zijn in de tweede stap.

Volg de onderstaande stappen om een rekening aan te maken:

1. Navigeer naar Finance Manager, vouw het menu-item Configuratie uit en selecteer Rekeningen.
2. Klik op Rekening aanmaken om de modal 'Rekening aanmaken' te openen.
3. Voer in de modal Rekening aanmakende volgende informatie in:
   1. Naam: een duidelijke, herkenbare (bijvoorbeeld, Hoofdbankrekening Bedrijf, Kassalade Receptie).
   2. Selecteer het Account type. Deze keuze bepaalt welke velden jij in de volgende stap ziet.
      1. Bank: voor standaard bankrekeningen.
      2. Kas: voor fysiek contant geld, zoals laden of kasgeld.
      3. Diverse: voor rekeningen voor speciale doeleinden.
      4. Andere typen: Giro, Inkoop, Verkoop (voor specifieke gevallen).
   3. Klik op Volgende stap.
   4. Voer een Omschrijving in van het doel van de rekening.
   5. Selecteer het Journaal voor boekingen (bijvoorbeeld, Algemeen Diverse).
   6. Selecteer de algemene Grootboekrekening.
   7. Stel de Valuta van de rekening in.
   8. Koppel de rekening aan één of meer zakelijke Locaties.
   9. Vink Nummering start elk jaar opnieuw aan als de nummering jaarlijks moet worden gereset.

Afhankelijk van het geselecteerde Account type, zijn er verschillende aanvullende informatie en instellingen beschikbaar.

Bankrekening

Naast de gemeenschappelijke velden vereist een Bankrekening:

• Administratieve organisatie: het administratieve deel van jouw bedrijf waartoe deze rekening behoort.
• IBAN: het Internationale Bankrekeningnummer.
• Banktype en Rekeningnummer: Specifieke details voor de bank.

Kasrekening

Een Kasrekening heeft een uniek subtype en vereist een Bedrijf-koppeling.

• Kasrekeningtype:
  • Kas: een standaard kasrekening.
  • Receptie: een kasrekening specifiek voor een receptiebalie.
  • Afronding: een rekening gebruikt voor afrondingsverschillen.
• Bedrijf: de juridische bedrijfsentiteit waartoe de kasrekening behoort.
• Kostenplaats: wijs een kostenplaats toe voor tracking. Dit is optioneel.

Diverse rekening

Een Diverse rekening maakt specifiekere gedragsregels mogelijk.

• Administratieve organisatie: het administratieve deel van jouw bedrijf waartoe deze rekening behoort.
• Diverse rekeningtype: definieert de speciale functie van de rekening. Zie de onderstaande sectie voor een volledige uitleg van elk type.

Nadat jij alle vereiste details voor het gekozen rekeningtype hebt toegevoegd, klik jij op Voltooien om de rekening aan te maken.

Diverse rekeningen begrijpen

Wanneer jij een diverse rekening aanmaakt, moet jij er een type aan toewijzen. Elk type past specifieke regels toe die het doel van de rekening definiëren. De beschikbare typen en hun betekenissen zijn:

• Rekening onverdeelbare betalingen: dit dient als een tussenrekening of clearingrekening. Het wordt gebruikt om tijdelijk betalingen vast te houden die het systeem niet automatisch kan matchen met een factuur, gast of andere entiteit. Dit stelt jou in staat om deze gelden te isoleren en later handmatig af te stemmen.
• Rekening zonder eindsaldo controle: een standaardrekening die is vrijgesteld van dagafsluitings- of periodeafsluitingsprocedures. Handig voor rekeningen waar een nulsaldo niet wordt verwacht of vereist.
• Rekening met eindsaldo moet 0,00 zijn: het tegenovergestelde van het bovenstaande. Dit rekeningtype dwingt een regel af dat het saldo nul moet zijn aan het einde van een rapportageperiode. Het wordt vaak gebruikt voor clearing- of transitorische rekeningen.
• Rekening voor creditcardbetalingen: een rekening voor het verwerken en registreren van daadwerkelijke creditcardbetalingen en afrekeningen.
• Rekening voor creditcardautorisatie: een rekening die specifiek wordt gebruikt om tijdelijke creditcardpre-autorisaties vast te houden. Het volgt gelden die zijn vastgehouden maar nog niet in rekening zijn gebracht.
• Rekening voor internetbetalingen: een rekening die is aangewezen voor het afhandelen van betalingen via online portals of betalingsgateways.
• Rekening factuurreservering naar betaalpas: Deze rekening wordt gebruikt om betalingen te verwerken voor werkorders die direct aan een eigenaar kunnen worden doorberekend. Het registreert de afrekening van een "factuurreservering" en komt overeen met een automatische incasso van de hoofdrekening van de eigenaar om de kosten te dekken.
• Rekening factuurreservering naar onderhoudsfonds betaalpas: Vergelijkbaar met het bovenstaande, wordt deze rekening gebruikt om betalingen voor werkorders te verwerken. De kosten worden echter in rekening gebracht bij een aangewezen onderhoudsfonds in plaats van bij een individuele eigenaar. Het registreert de afrekening van een "factuurreservering" via een automatische incasso van de rekening van het onderhoudsfonds.
• Rekening voor inkomende cheques / Rekening voor uitgaande cheques: afzonderlijke rekeningen voor het bijhouden van inkomende (ontvangen) en uitgaande (uitgegeven) cheques, wat helpt bij het beheren van hun clearingstatus.
• Overboekingen: gebruikt voor het registreren van geldstromen tussen rekeningen of entiteiten, zoals interne bankoverschrijvingen.

Een rekening bewerken en verwijderen

1. Navigeer naar Finance Manager, vouw het menu-item Configuratie uit en selecteer Rekeningen.
2. Selecteer de rekening die moet worden bewerkt of verwijderd van de pagina Rekeningen.
3. Klik op het kebabmenu op dezelfde regel als de geselecteerde rekening.
   1. Bewerken: selecteer de optie Bewerken. Bewerk de vereiste details in de weergegeven modal Rekening bijwerken en klik op Bijwerken.
   2. Verwijderen: selecteer Verwijderen.