Reserveringsstatussen
Elke reservering volgt een proces van aanmaak tot annulering, voltooiing of verwijdering. Reserveringsstatussen bepalen waar jij je in dat proces bevindt. Statuswijzigingen leggen uit waarom en wat die wijziging heeft getriggerd.
De focus van dit artikel ligt op reguliere accommodatiereserveringen. Toevoegingen en activiteiten vallen hier buiten de scope.
Definitie
Een reserveringsstatus is de huidige status van een reservering in het systeem. Het is zichtbaar in zowel de Reservation Manager als de Front Office Manager.
De status bepaalt bijvoorbeeld:
- Of er een betaling kan worden gedaan op de reservering.
- Of de reservering de beschikbaarheid van de geboekte accommodatie blokkeert.
Reserveringsstatussen
| Status | Definitie | Accommodatie geboekt? |
|---|---|---|
| Initieel | Conceptreservering aangemaakt zodra een boekingsproces wordt gestart. De initiële reservering bevat geen reserveringsnummer. | Nee |
| Voorreservering | Reservering voor een nog niet vrijgegeven accommodatie. Wordt gebruikt om ruimte te reserveren voordat tarieven bekend zijn. | Ja |
| Op aanvraag | Reservering die goedkeuring van de eigenaar vereist (ook gebruikt voor boekingsbeperkingen). | Ja |
| Quote | Alleen prijsaanvraag. | Nee |
| Optioneel | Niet-bevestigde reservering die een klant kosteloos kan annuleren. | Ja |
| Provisioneel | Bevestigde reservering waarvoor nog geen betaling is ontvangen. | Ja |
| Definitief | Bevestigde reservering met betaling. | Ja |
| Ingecheckt | Klant is ingecheckt (niet direct gekoppeld aan verwachte aankomstdatum). | Ja |
| Uitgecheckt | Klant is uitgecheckt (niet direct gekoppeld aan verwachte vertrekdatum). | Ja |
| Vervallen | Bevestigde reservering waarvoor de betaling niet op tijd is ontvangen. | Nee |
| Verlopen | Niet-bevestigde reservering die de vervaldatum heeft bereikt. | Nee |
| Voorlopig geannuleerd | Geannuleerde reservering die nog financiële afwikkeling behoeft. | Nee |
| Geannuleerd | Geannuleerde reservering die financieel is afgewikkeld. | Nee |
| Verwijderd | Verwijderde conceptreservering. Wordt regelmatig opgeschoond. | Nee |
Wijzigingen in reserveringsstatus
Elke reservering volgt een proces van aanmaak tot annulering, voltooiing of verwijdering. Statuswijzigingen binnen dat proces vinden plaats:
- Automatisch (bijv. scripts die initiële reserveringen opschonen).
- Handmatig (bijv. een front office gebruiker die de check-in bevestigt).
- Getriggerd (bijv. klantbetaling die een reservering van provisional naar definitief verplaatst).
Enkele voorbeelden van statuswijzigingen:
| Van | Naar | Trigger |
|---|---|---|
| Initieel | Provisioneel | Klant boekt een accommodatie |
| Provisioneel | Definitief | Betaling is ontvangen |
| Definitief | Ingecheckt | Klant arriveert en front office checkt in of keycard/slagboom geactiveerd |
| Ingecheckt | uitgecheckt | Klant vertrekt |
| Definitief | Voorlopig geannuleerd | Klant annuleert, financiële afwikkeling nodig. |
| Voorlopig geannuleerd | Definitief geannuleerd | Afwikkeling voltooid, reservering afgesloten |
Voor een volledig overzicht van toegestane en verboden processen, zie de Reserveringsstatusproces.