Configurer les comptes pour les paiements

Un compte est une entité financière centrale utilisée pour l'enregistrement des transactions. Il peut représenter un compte bancaire, un tiroir-caisse ou un compte divers à usage spécial. Lorsque vous créez un compte, la configuration s'adapte au type que vous sélectionnez afin de vous assurer de fournir les détails corrects.

Créer un compte

Le processus de création de compte est un assistant en deux étapes. La première étape consiste à fournir un nom et à sélectionner le type de compte principal, ce qui déterminera les options de configuration disponibles à la deuxième étape.

Suivez les étapes ci-dessous pour créer un compte : 

1. Accédez au module Finance, ouvrez le menu Configuration et sélectionnez Comptes.
2. Cliquez sur Créer un compte. pour ouvrir la fenêtre modale Créer un compte.
3. Dans la fenêtre modale Créer un compte, saisissez les informations suivantes :
   1. Nom : un nom clair et reconnaissable (par exemple, Compte bancaire principal de l'entreprise, Tiroir-caisse de la réception).
   2. Sélectionnez le Type de compte. Ce choix détermine les champs que vous verrez à l'étape suivante.
      1. Banque : pour les comptes bancaires standard.
      2. Espèces : pour l'argent physique, comme les tiroirs-caisses ou la petite monnaie.
      3. Divers : pour les comptes à usage spécial.
      4. Autres types : Virement, Achat, Vente (pour des cas spécifiques).
4. Cliquez sur Étape suivante.
5. Saisissez une Description de l'objectif du compte.
6. Sélectionnez le Journal pour les écritures (par exemple, Divers général).
7. Sélectionnez le compte comptable général.
8. Définissez la Devise du compte.
9. Liez le compte à une ou plusieurs Destinations commerciales.
10. Cochez La numérotation redémarre chaque année si la numérotation doit être réinitialisée annuellement.

Selon le Type de compte sélectionné, différentes informations et paramètres supplémentaires sont disponibles.

Compte bancaire

En plus des champs communs, un compte bancaire requiert :

• Organisation administratrice : l'entité administrative de votre entreprise à laquelle ce compte appartient.
• IBAN : le numéro de compte bancaire international.
• Type de banque et Numéro de compte : Détails spécifiques pour la banque.

Compte de caisse

Un Compte de caisse a un sous-type unique et requiert un lien vers une Point de vente.

• Type de compte de caisse :
  • Espèces : un compte de caisse standard.
  • Réception : un compte de caisse spécifiquement pour une réception.
  • Arrondi : un compte utilisé pour les différences d'arrondi.
• Point de vente : l'entité juridique de l'entreprise à laquelle le compte de caisse appartient.
• Centre de coût : attribuez un centre de coût pour le suivi. Ceci est facultatif.

Compte divers

Un compte divers offre la possibilité de paramétrer des règles plus détaillées.

• Organisation administratrice : l'entité administrative de votre entreprise à laquelle ce compte appartient.
• Type de compte divers : définit la fonction spéciale du compte. Voir la section ci-dessous pour une explication complète de chaque type.

Après avoir ajouté tous les détails requis pour le type de compte choisi, cliquez sur Terminer pour créer le compte.

Comprendre les comptes divers

Lors de la création d'un compte divers, vous devez lui attribuer un type. Chaque type applique des règles spécifiques qui définissent l'objectif du compte. Les types disponibles et leurs significations sont :

• Compte paiements non attribués : il sert de compte d'attente ou de compensation. Il est utilisé pour détenir temporairement les paiements que le système ne peut pas automatiquement faire correspondre à une facture, un client ou une autre entité. Cela vous permet d'isoler et de rapprocher ultérieurement ces fonds manuellement.
• Compte sans vérification du solde final : un compte standard qui est exempté des procédures de rapprochement de fin de journée ou de fin de période. Utile pour les comptes où un solde nul n'est pas attendu ou requis.
• Compte avec solde final devant être 0,00 : l'opposé de ce qui précède. Ce type de compte impose une règle selon laquelle son solde doit être nul à la fin d'une période de reporting. Il est souvent utilisé pour les comptes de compensation ou transitoires.
• Compte pour paiements par carte de crédit : un compte pour le traitement et l'enregistrement des paiements et règlements réels par carte de crédit.
• Compte pour autorisation de carte de crédit : un compte utilisé spécifiquement pour détenir les pré-autorisations temporaires de carte de crédit. Il suit les fonds qui sont détenus mais pas encore débités.
• Compte pour paiements par internet : un compte désigné pour gérer les paiements effectués via des portails en ligne ou des passerelles de paiement.
• Compte réservation de facture vers carte de débit : Ce compte est utilisé pour traiter les paiements des bons de travail qui sont directement imputables à un propriétaire. Il enregistre le règlement d'une "réservation de facture" et correspond à un prélèvement direct du compte principal du propriétaire pour couvrir le coût.
• Compte réservation de facture vers carte de débit du fonds de maintenance : Similaire à ce qui précède, ce compte est utilisé pour traiter les paiements des bons de travail. Cependant, les coûts sont imputés à un fonds de maintenance désigné au lieu d'un propriétaire individuel. Il enregistre le règlement d'une "réservation de facture" via un prélèvement direct du compte du fonds de maintenance.
• Compte pour chèque entrant / Compte pour chèque sortant : comptes séparés pour le suivi des chèques entrants (reçus) et sortants (émis), aidant à gérer leur statut de compensation.
• Virements : utilisés pour enregistrer les mouvements de fonds entre comptes ou entités, tels que les virements bancaires internes.

Modifier et supprimer un compte

1. Accédez au module Finance, ouvrez le menu Configuration et sélectionnez Comptes.
2. Sélectionnez le compte à modifier ou à supprimer depuis la page Comptes.
3. Cliquez sur les trois points verticaux sur la même ligne que le compte sélectionné.
4. Pour modifier : sélectionnez l'option Modifier. Modifiez les détails requis dans la fenêtre modale Mettre à jour le compte affichée et cliquez sur Mettre à jour.
5. Pour supprimer : sélectionnez Supprimer.