Configurer les groupes comptables

Un Groupe comptables vous aide à organiser et à standardiser vos paramètres financiers. Considérez-le comme un modèle réutilisable pour appliquer des règles comptables à plusieurs entités de votre entreprise, telles que les destinations ou les propriétés, que nous appelons Groupes de destinations.

La configuration correcte des groupes comptables est essentielle pour garantir que les transactions sont enregistrées dans les comptes comptables appropriés avec les centres de coût et les règles fiscales corrects. Dans ce guide, vous apprendrez à créer un groupe comptable, à l’associer à des groupes de locations avec des configurations personnalisées, et à le gérer de manière optimale.

L'objectif est d'associer les comptes comptables à des entités telles que les types d'hébergement et les add-ons, basés sur des conditions comme la destination, la catégorie de réservation ou le canal de distribution.

Créer un nouveau groupe comptable

Suivez ces étapes pour créer un groupe comptable.

1. Accédez au module Finance, ouvrez le menu Configuration et sélectionnez Groupe grand livre.
2. Cliquez sur Créer un grand livre.
3. Saisissez les informations suivantes dans la fenêtre contextuelle affichée :
   1. Nom : donnez au groupe un nom clair et reconnaissable (par exemple : Revenus standard, Groupe fiscal par défaut).
   2. Code : attribuez un code système unique. Celui-ci doit être unique pour tous les groupes comptables. Obligatoire.
   3. Description : ajoutez une courte note expliquant l'objectif du groupe.
4. Cliquez sur Créer pour enregistrer le nouveau groupe comptable.

Finaliser la configuration du groupe comptable

Une fois qu’un groupe comptable est créé, il apparaît sur la page des groupes comptables dans le panneau latéral. Choisissez le groupe comptable à consulter afin de voir ses détails dans le panneau situé à droite de la page. Vous pouvez ensuite visualiser, éditer ou gérer le groupe comptable selon vos besoins.

Actions générales

• Rechercher : rechercher des groupes comptables par nom ou par code.
• Modifier le code : mettre à jour le code du groupe directement depuis la vue détaillée.
• Supprimer : supprimer un groupe comptable à l'aide des trois points verticaux uniquement s'il n'est lié à aucun groupe de destinations.
• Traductions : ajouter des traductions multilingues pour le Nom et la Description.

Lier les groupes comptables aux groupes de destinations

La fonction principale des groupes comptables est de les connecter aux groupes de destinations pour appliquer les règles financières. Ceci est accompli via la section Groupe d'emplacements sur la page de détails du Groupe comptables.

1. Cliquez sur Lier un groupe d'emplacements.
2. Sélectionnez le groupe d'emplacements dans la fenêtre contextuelle Lier un groupe d'emplacements. Seuls les groupes de destinations non liés apparaîtront dans la liste de sélection.
3. Cliquez sur Étape suivante.
4. Configurez les détails du compte comptable à l'étape suivante. Des paramètres comptables facultatifs sont disponibles pour s'assurer que les processus comptables corrects sont appliqués au groupe de destinations.
   1. Compte comptable : compte comptable général principal pour les transactions.
   2. Second compte comptable : compte secondaire ou compte de contrepartie optionnel.
   3. Centre de coût : suivre les dépenses ou les revenus.
   4. Unité de coût : analyser les finances de manière plus granulaire.
   5. Le centre de coût dépend de la destination : activer pour attribuer dynamiquement par destination de transaction.
   6. Le centre de coût de distribution des achats dépend de la destination du bon de travail : activer pour les centres de coût spécifiques aux bons de travail.
5. Cliquez sur Terminer pour lier le groupe de destinations à votre groupe comptable.

Gérer les groupes de destinations liés

Vous pouvez afficher ou gérer les groupes de destinations sur la page Groupe comptables, dans la carte Groupe d'emplacements.

1. Afficher les configurations : voir le Nom, le Compte comptable, le Compte comptable secondaire, les comptes de TVA, le Deuxième registre de TVA, le Centre de coût et l'Unité de coût.
2. Modifier le groupe de destinations : Cliquez sur les trois points verticaux pour Plus d'options et sélectionnez Edit location group. Une fenêtre contextuelle pour mettre à jour le groupe de destinations s'affiche.
3. Délier le groupe de destinations : Cliquez sur les trois points verticaux pour Plus d'options et sélectionnez Dissocier le groupe de lieux. Supprimez un seul groupe de destinations ou sélectionnez plusieurs lignes pour les délier en masse.
4. Modifier l'ordre du groupe de destinations : Cliquez sur Modifier l'ordre du groupe de destinations et, à l'aide de l'icône de poignée de réorganisation, faites glisser les groupes de destinations dans la séquence souhaitée.