Configurer les rôles vous permet de définir les modules auxquels les employés peuvent accéder et les actions qu'ils peuvent y effectuer. Ils sont essentiels pour garantir que les bonnes personnes disposent du bon niveau d'accès.

Chaque rôle peut être lié à :

• Un ou plusieurs modules
• Un ensemble de droits d'accès
• Des rapports sélectionnés
• Des employés individuels

Créer un rôle

1. Accédez à Back office, ouvrez le menu Configuration et sélectionnez Rôles.
2. Cliquez sur Créer un rôle dans le coin supérieur droit.
3. Saisissez un titre clair et descriptif et ajoutez une courte description pour expliquer l'objectif du rôle.
4. Cliquez sur Étape suivante.
5. Sélectionnez les applications auxquelles ce rôle doit avoir accès.
6. Cliquez sur Créer un rôle.

Votre rôle est maintenant créé.

• Sous le nom du rôle, vous verrez la liste des applications sélectionnées. Vous pouvez les modifier à tout moment en cliquant à nouveau sur Choisissez le module.
• En dessous, la section Droits attribués apparaît, basée sur les modules sélectionnés. Ici, vous définissez les niveaux d'accès.

Attribuer des droits d'accès

L'attribution des droits d'accès garantit que les employés ne peuvent effectuer que les actions pertinentes pour leur poste, améliorant ainsi le contrôle et la conformité.

1. Sélectionnez un module (par exemple, Canaux de vente) pour afficher ses droits d'accès.
2. Pour chaque droit, cochez le(s) niveau(x) d'autorisation à attribuer :
   • Afficher
   • Créer
   • Modifier
   • Supprimer
   • Exécuter
3. Pour attribuer tous les droits en une seule fois, cochez la case supérieure et choisissez le niveau d'autorisation.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications dans le coin inférieur droit.
5. Répétez ces étapes pour toutes les applications pertinentes.

Lier des rapports

Lier des rapports à un rôle donne aux employés accès aux données dont ils ont besoin, sans les attribuer un par un.

1. Faites défiler jusqu'à la section Rapports liés et cliquez sur Lier des rapports dans le coin inférieur droit.
2. Utilisez la barre de recherche ou les filtres pour trouver et sélectionner les rapports souhaités.
3. Cliquez sur Lier des rapports pour confirmer.

Lier des employés

Lier des employés à un rôle active leur accès. Cela garantit la cohérence et fait gagner du temps lors de l'intégration ou de la mise à jour de plusieurs utilisateurs.

1. Faites défiler jusqu'à la section Employés liés et cliquez sur Modifier les employés liés dans le coin inférieur droit.
2. Utilisez les filtres ou la barre de recherche pour trouver et sélectionner des utilisateurs.
3. Cliquez sur Mettre à jour. Les utilisateurs apparaissent maintenant dans la liste.

Pour retirer un employé d'un rôle, cliquez sur Dissocier à côté de son nom.

Pour retirer tous les employés liés, cliquez sur Dissocier tous les employés.

Effectuer des mises à jour en masse

Les mises à jour en masse permettent de gagner du temps et de réduire le travail manuel lors de l'application des mêmes modifications à plusieurs utilisateurs ou rôles.

1. Dans le Back Office, ouvrez le menu Configuration, cliquez sur Batch updates et cliquez sur Nouvelle Batch update dans le coin inférieur droit.
2. Choisissez entre le sous-onglet Employés ou Rôles.
3. Utilisez les filtres ou la barre de recherche pour affiner et sélectionner les éléments à mettre à jour.
4. Cliquez sur Étape suivante.
5. Choisissez le type de mise à jour que vous souhaitez effectuer :
   1. Pour les employés : mettre à jour les attributs (par exemple, niveau RGPD, canaux de distribution)
   2. Pour les rôles : ajouter ou supprimer des droits d'accès aux modules
6. Cliquez sur Rôles, puis sélectionnez Ajouter des rôles ou Supprimer des rôles.
7. Sélectionnez les rôles dans la liste déroulante.
8. Cliquez sur Étape suivante.
9. Vérifiez votre mise à jour en masse :
   1. Portée : quels éléments sont affectés. Développez les lignes pour afficher la portée complète si nécessaire.
   2. Modifications : ce qui sera mis à jour.
10. Cliquez sur Démarrage du batch update pour lancer les modifications.
11. Lorsque la barre de progression est terminée, cliquez sur Retour au résumé de la mise à jour en masse.
12. Cliquez sur une ligne pour afficher les détails de la mise à jour.
13. Utilisez l'onglet Statut de la mise à jour en masse pour afficher le succès ou l'échec.
14. Utilisez l'onglet Portée de la mise à jour en masse pour examiner les critères de sélection.