Financiële basisprincipes

Financiën begrijpen in Maxxton begint bij de administratieve organisatie en werkt door via bedrijven, transacties en omzet. Dit artikel legt uit hoe deze elementen samenhangen om ervoor te zorgen dat jouw boekhoudsysteem complete en conforme data ontvangt. Je leert hoe je:

• Administratieve organisaties en bedrijven (verkooppunten) instelt.
• Accounts configureert voor betalingen en ontvangsten.
• Omzet en btw aan de juiste grootboeken koppelt.
• De belangrijkste rapporten genereert voor export naar jouw boekhoudsysteem.
• Aanvullende financiële tools gebruikt, zoals journaalperioden, kostenplaatsen en meerdere valuta.

Aan het einde zul je zien hoe Maxxton jouw financiële data structureert, van het innen van betalingen tot omzetverantwoording, zodat je compliant blijft en controle houdt over jouw accounts.

Begin met de administratieve organisatie.

Als je wilt begrijpen hoe Maxxton omgaat met omzet, belasting en compliance, begin je bij de administratieve organisatie (AO). Administratieve organisaties vormen de ruggengraat van jouw financiële structuur in Maxxton.

De administratieve organisatie is de financiële en juridische entiteit op het hoogste niveau in Maxxton. Deze:

• Vertegenwoordigt de juridische entiteit die facturen en journaalposten uitgeeft.
• Groepeert één of meerdere bedrijven (verkooppunten).
• Groepeert één of meerdere vakantieparken.
• Bevat de wettelijke instellingen voor jouw land (bijv. NF525 in Frankrijk, SII in Spanje, SDI in Italië).

Elke AO bepaalt hoe journaalposten worden aangemaakt en hoe compliance data wordt verwerkt.

Begrijp het verkooppunt (bedrijf)

Als je geld ontvangt op verschillende locaties, moeten er bedrijven worden ingesteld binnen de administratieve organisatie.

Elk bedrijf fungeert als een verkooppunt, meestal gekoppeld aan een fysieke locatie zoals een receptie. Het verwerkt:

• Contante transacties die ter plaatse zijn ontvangen (voor directe verkopen of reserveringen).
• Kasopmaak processen worden meestal aan het einde van de dag uitgevoerd.

Er kunnen één of meerdere bedrijven per locatie zijn (bijv. 2 recepties, etc.).

Weet hoe het boekhoudsysteem wordt gevoed

Maxxton voedt jouw boekhoudsysteem vanuit twee belangrijke datasets:

• Transacties (betalingen en ontvangsten)
• Omzet (verkoop en inkomstenherkenning)

Laten we ze uitsplitsen.

Focus op Transacties

Voor elke reservering kunnen betalingen worden ontvangen op verschillende accounts en locaties, met verschillende betaaltypes, en vereisen ze een duidelijke identificatie. Deze accounts hebben een overeenkomstige configuratie nodig in Maxxton.

Als je betalingen beheert, heb je te maken met twee soorten accounts:

Bank- en diverse accounts

• Gecentraliseerd op het niveau van de administratieve organisatie.
• Gebruikt voor betalingen zoals internet (via PSP), overschrijvingen en cheques.
• Wordt doorgaans beheerd op het hoofdkantoor.

Kasrekeningen

• Gelegen bij het verkooppunt (bedrijf).
• Gebruikt voor betalingen ter plaatse.
• Vermenigvuldigd met het aantal bedrijven.

Elk account moet aan een grootboek worden gekoppeld om correct te kunnen exporteren naar jouw boekhoudprogramma.

Focus op Omzet

Als je correcte omzetjournaalposten wilt, moet je grootboeken configureren voor elke boekbare item (accommodatie, toevoeging, etc.). Je kunt hiervoor het volgende gebruiken:

• Enkele grootboeken per boekbare item
• Grootboek groepen als de omzet afhankelijk is van reserveringsvoorwaarden (bijv. locatie, verkoopkanaal).

Alle omzetdata wordt voorbereid voor export op basis van deze grootboekconfiguraties. Btw is ook gekoppeld aan de grootboeken.

Focus op de outputs

Maxxton produceert drie hoofd rapporten om jouw boekhoudsysteem te voeden:

• Opbrengstverdeling
  • Splitst en journaliseert omzet per regel of wetgeving.
  • Werkt op het niveau van de administratieve organisatie.
• Financieel transactierapport
  • Journaliseert betalingen ontvangen op het hoofdkantoor (op het niveau van de administratieve organisatie).
  • Exclusief verkooppunttransacties.
• Financieel transactierapport receptie (of Journaalrapport)
  • Journaliseert POS-transacties, inclusief zowel reserveringen als directe verkopen.
  • Werkt op bedrijfsniveau.

Aanvullende financiële instellingen

Als jouw bedrijf geavanceerdere financiële tools vereist, ondersteunt Maxxton:

• Intercompany transacties: verplaats transacties nauwkeurig en veilig naar andere juridische entiteiten binnen je bedrijf.
• Kasafdrachten: registreer en verwerk je contanten in je centrale financiële administratie of bankrekening.
• Journaalperioden: voor het beheren van open/sluitingsdata per maand of jaar.
• Journaalposten: om financiële transacties in chronologische volgorde vast te leggen en dagelijkse financiële activiteit te volgen.
• Kostenplaatsen: om omzet of betalingen te koppelen aan locaties of afdelingen.
• Meerdere valuta: om betalingen in meerdere valuta af te handelen.
• Klantrapporten: gebruikt voor controle-, reconciliatie- of auditdoeleinden.