Bases de la finance

Comprendre la finance dans Maxxton commence par l'organisation administratrice et se décline ensuite à travers les points de vente, les transactions et les revenus. Cet article explique comment ces éléments s'articulent pour garantir que votre système comptable reçoive des données complètes et conformes. Vous apprendrez comment :

• Configurer les organisations administratrices et les points de vente (sociétés).
• Configurer les comptes pour les paiements et les encaissements.
• Mapper les revenus et la TVA aux registres comptables appropriés.
• Générer les rapports clés pour l'exportation vers votre système comptable.
• Utiliser des outils financiers supplémentaires tels que les périodes comptables [REVIEW THIS], les centres de coût et la gestion multidevise.

À la fin, vous verrez comment Maxxton structure vos données financières, de l'encaissement des paiements à la reconnaissance des revenus, afin que vous puissiez rester conforme et garder le contrôle de vos comptes.

Commencez par l'organisation administratrice.

Si vous souhaitez comprendre comment Maxxton gère les revenus, les taxes et la conformité, vous commencez par l'organisation administratrice (OA). Les organisations administratrices constituent l'épine dorsale de votre structure financière dans Maxxton.

L'organisation administratrice est l'entité financière et juridique de niveau supérieur dans Maxxton. Elle :

• Représente l'entité juridique émettant les factures et les journaux.
• Regroupe un ou plusieurs points de vente (sociétés).
• Regroupe un ou plusieurs parcs de vacances.
• Contient les paramètres réglementaires pour votre pays (par exemple, NF525 en France, SII en Espagne, SDI en Italie).

Chaque OA détermine comment les journaux sont créés et comment les données de conformité sont gérées.

Comprendre le point de vente (société)

Si vous encaissez de l'argent à différentes destinations, vous devez configurer des points de vente au sein de l'organisation administratrice.

Chaque point de vente agit comme un point de vente, généralement lié à une destination physique telle qu'une réception. Il gère :

• Les transactions en espèces reçues sur place (pour les ventes directes ou les réservations).
• Les processus de fermeture de caisse sont généralement effectués en fin de journée.

Il peut y avoir un ou plusieurs points de vente par destination (par exemple, 2 réceptions, etc.).

Savoir comment le système comptable est alimenté

Maxxton alimente votre système comptable à partir de deux ensembles de données clés :

• Les transactions (paiements et encaissements)
• Les revenus (ventes et reconnaissance des revenus)

Décomposons-les.

Focus sur les transactions

Pour chaque réservation, les paiements peuvent être reçus sur divers comptes et destinations, en utilisant différents types de paiement, et nécessitent une identification claire. Ces comptes nécessitent une configuration correspondante dans Maxxton.

Si vous gérez les paiements, vous traiterez deux types de comptes :

Comptes bancaires et divers

• Centralisés au niveau de l'organisation administratrice.
• Utilisés pour les paiements tels que les paiements en ligne (via PSP), les virements et les chèques.
• Généralement gérés au siège social.

Comptes en espèces

• Situés au point de vente (société).
• Utilisés pour les paiements sur place.
• Multipliés par le nombre de points de vente.

Chaque compte doit être mappé à un registre comptable pour être exporté correctement vers votre outil comptable.

Focus sur les revenus

Si vous souhaitez des journaux de revenus corrects, vous devez configurer les registres comptables pour chaque ressource (hébergement, add-on, etc.). Vous pouvez utiliser soit :

• Des registres comptables uniques par ressource
• Des groupes de comptes si les revenus dépendent des conditions de réservation (par exemple, destination, canal de vente).

Toutes les données de revenus sont préparées pour l'exportation en fonction de ces configurations de registres comptables. La TVA est également liée aux registres comptables.

Focus sur les sorties

Maxxton produit trois rapports principaux pour alimenter votre système comptable :

• Distribution des revenus
• Ventile et enregistre les revenus par règle ou législation.
• Fonctionne au niveau de l'organisation administratrice.
• Rapport des transactions financières
• Enregistre les paiements reçus au siège (au niveau de l'organisation administratrice).
• Exclut les transactions de point de vente.
• Rapport des transactions financières de la réception (ou Rapport du journal)
• Enregistre les transactions de point de vente, y compris les réservations et les ventes directes.
• Fonctionne au niveau du point de vente.

Paramètres financiers supplémentaires

Si votre entreprise nécessite des outils financiers plus avancés, Maxxton prend en charge :

• Périodes de journal comptable [REVIEW THIS] : pour gérer les dates d'ouverture/fermeture par mois ou par an.
• Journaux : pour enregistrer les transactions financières par ordre chronologique et suivre l'activité financière quotidienne.
• Centres de coût : pour mapper les revenus ou les paiements aux destinations ou aux départements.
• Multidevise : pour gérer les paiements en plusieurs devises.
• Rapports clients : utilisés à des fins de contrôle, de rapprochement ou d'audit.