Configurer les conditions d'annulation

Dans Maxxton, les conditions d’annulation décrivent les étapes à respecter en cas d’annulation d’une réservation. En général, deux principaux scénarios d’annulation existent : l’un concerne les réservations avec assurance, l’autre celles sans assurance. Différents scénarios peuvent nécessiter des règles variées, telles qu'un remboursement intégral ou partiel.

Créer une annulation

1. Accédez au module Canaux de vente, ouvrez le menu Configuration et sélectionnez Annulations.
2. Cliquez sur Créer un nouvel add-on d'annulation sur la page Annulations.
3. Saisissez les détails pertinents pour les champs affichés sur la modale Créer une nouvelle annulation et cliquez sur Créer. La nouvelle annulation apparaît.

Configurer les règles d'annulation

Une fois l'add-on d'annulation créé, configurez les règles de rentabilité et définissez les tarifs d'annulation applicables.

1. Accédez à la section Tarifs sur la page de détails de l'annulation nouvellement créée.
2. Cliquez sur Créer un tarif. Le widget Configurer les périodes et les tarifs s'affiche.
3. Sélectionnez l'une des options suivantes pour choisir le type de tarif d'annulation que vous souhaitez configurer :
   1. Pourcentage relatif par type d'hébergement : Activez cette option si, pour un certain canal de vente, l’annulation se fonde sur le montant global de la réservation. Le tarif d'annulation est calculé sur le type d'hébergement, les offres et les add-ons de la réservation. Saisissez/sélectionnez les détails pertinents pour les champs :
      1. Type de calcul du tarif : Sélectionnez une option dans la liste déroulante.
      2. Séjours prédéfinis, Tarif applicable pour (nuits), Jours de séjour: Ces champs ne s'affichent que lorsque Séjour personnalisé est sélectionné dans le champ Type de calcul du tarif. Sélectionnez la valeur requise pour le champ Séjour prédéfini, et les deux autres champs seront renseignés automatiquement.
      3. Que souhaitez-vous faire : Sélectionnez l'option Remboursement ou Frais.
      4. Saisissez le pourcentage de remboursement/frais pour le client : Saisissez la valeur en pourcentage. Le libellé de ce champ s'affichera en fonction de l'option que vous sélectionnez dans la liste déroulante.
      5. Spécifiez la période en saisissant les valeurs pertinentes pour le champ Appliquer ce tarif lorsque l'annulation est dans X - X jours avant l'arrivée. Sélectionnez également une condition dans la liste déroulante pour que cette annulation soit applicable à une réservation.
      6. Spécifiez la période de validité de ce tarif en sélectionnant un bouton radio valide. Cliquez sur Étape suivante.
      7. Sélectionnez les types de tarifs pour lesquels ce tarif est valide sur la page Types de tarifs. Cliquez sur Étape suivante.
      8. A la page Types d'hébergement/add-ons/offres/activités, sélectionnez les types et catégories d'hébergement, les add-ons, les offres, et les activités pour lesquels ce tarif doit être applicable.
      9. La page Autres permet de configurer les Traductions, les Paramètres de facturation, et les Paramètres de distribution.
      10. Cliquez sur le bouton Ajouter des tarifs. Le nouveau tarif est créé.
4. Tarif d'annulation fixe : Activez cette option si, pour un certain canal de vente, l’annulation s’applique sous forme de tarif fixe. Ce tarif se configure de la même manière que l’option précédente, à l’exception du fait que le champ de remboursement/facturation n’est pas accessible. Il est nécessaire de renseigner une valeur fixe (ex. 50 €) dans le champ « Combien le client est-il facturé en cas d’annulation ? » au lieu d’un pourcentage. La page Types d'hébergement/add-ons/offres/activités ne s'affiche pas lorsque l'option Tarif d'annulation fixe est sélectionnée.
5. Facturer X nombre de jours : Sélectionnez cette option si, pour un certain canal de vente, l’annulation entraîne la facturation d'un certains nombres de jours après une période donnée. La configuration de ce tarif est similaire à celle de l'option Pourcentage relatif sur le type d'hébergement, les seules différences étant :
   1. Le champ Type de calcul du tarif est défini sur la valeur Par nuit et est désactivé pour la modification.
   2. Le champ de remboursement/frais n'est pas disponible ; le nombre de jours doit être saisi dans le champ Combien de jours seront facturés comme frais d'annulation aux clients.

Lier les annulations au canal de distribution

Une fois les règles d'annulation configurées, liez-les au canal de distribution. Cela permet à Maxxton de prendre en compte les add-ons d'annulation.

Pour lier les annulations au canal de distribution, suivez ces étapes dans le module Canaux de vente :

1. Sélectionnez le canal de distribution requis sur la page Canaux de distribution.
2. Accédez à la section Annulation sur la page de détails du canal de distribution sélectionné. Cliquez sur le bouton Ajouter un add-on d'annulation.
3. Sélectionnez l'annulation configurée ci-dessus.
4. Sélectionnez le type d'annulation à l'étape suivante. Cela détermine si l'add-on d'annulation s'applique aux réservations qui incluent le(s) add-on(s) d'assurance ou à celles sans assurance. Cliquez sur Ajouter une annulation.

L'add-on d'annulation est lié au canal de distribution.