Configurer les employés

Vous pouvez créer de nouveaux profils d'employés dans Maxxton pour donner à chaque membre de l'équipe un accès sécurisé aux outils et informations dont ils ont besoin. Qu'ils gèrent les réservations, génèrent des rapports ou travaillent comme agents d'entretien, les configurer correctement garantit le bon déroulement des opérations au sein de votre organisation.

Groupes d'employés

Avant de configurer les employés, vous devez d'abord configurer les groupes d'employés. En configurant des groupes d'employés et en y associant des employés, vous pouvez facilement identifier le service auquel appartient un employé. Lorsque vous souhaitez mettre à jour les paramètres ou les dossiers des employés, vous pouvez le faire en masse en sélectionnant l'ensemble du groupe d'employés. Vous pouvez également attribuer des imprimantes aux groupes d'employés, permettant ainsi à toute votre équipe de centre d'appels d'accéder facilement aux imprimantes de l'étage du service.

Créer un groupe d'employés

1. Accédez au module Back office et sélectionnez l'élément de menu Employés.
2. Cliquez sur les trois points verticaux en haut à droite.
3. Sélectionnez Groupes d'employés.
4. Cliquez sur Créer un groupe d'employés (en haut à droite).
5. Remplissez un Nom, un Code et une Description (facultatif).
6. Cliquez sur Créer.

Employés

Dans Maxxton, un employé est un profil utilisateur servant à gérer les accès attribués à chaque utilisateur.

Créer un nouvel employé

1. Accédez à Back office et sélectionnez l'élément de menu Employés.
2. Cliquez sur Créer un employé (en haut à droite).
3. Saisissez les champs obligatoires :
   1. Prénom et nom
   2. Groupe d'employés
   3. E-mail : Utilisez leur e-mail professionnel.
   4. Identifiant : Choisissez un nom d'utilisateur unique.
4. Configuration supplémentaire :
   1. Langues
   2. Canal de distribution / Catégorie de réservation par défaut
   3. Imprimante
   4. Accès RGPD
   5. Destinations
   6. Organisations administratrices
5. Cliquez sur Créer un employé.

Vous pouvez mettre à jour ces paramètres ultérieurement si nécessaire.

Finaliser le profil de l'employé

Pour vous assurer que vos employés ont accès aux bonnes données et fonctionnalités, des paramètres supplémentaires sont requis :

1. Attribuez les rôles requis à l'employé.
2. Associez les destinations et les organisations administratrices à l'employé afin qu'il puisse accéder aux données de réservation et financières de la destination où il travaille.
3. Associez les boîtes de réception du Service Client si applicable.
4. Associez les comptes de caisse si applicable. Les comptes de caisse doivent être associés à leur profil s'ils traitent des paiements dans l'une des destinations.
5. Liez des canaux de distribution précis à vos employés. Ils ne pourront ainsi traiter que les réservations de ces canaux. Lorsque vos employés travaillent avec des réservations, ils verront et géreront les réservations spécifiques à ces canaux de distribution associés dans Réservations.

Définir le type d'authentification

1. Ouvrez le profil de l'employé en sélectionnant son nom dans le menu Employés du Back office.
2. Cliquez sur les trois points verticaux en haut à droite.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Sélectionnez si vous souhaitez que l'utilisateur se connecte avec
   1. Mot de passe (utilisez également ce paramètre pour l'authentification unique).
   2. Mot de passe à usage unique (utilisez ce paramètre pour les comptes partagés d'employés externes tels que les agents d'entretien flexibles).
   3. Mot de passe + Mot de passe à usage unique

Définir le salaire de l'employé

Il est possible de paramétrer les salaires des employés afin de produire automatiquement des factures précises de bons de travail dans le module Opérations. L'employé de maintenance soumet le temps passé sur un bon de travail, et le système génère la facture en fonction du temps passé et du salaire de l'employé configuré dans son profil.

1. Ouvrez le profil de l'employé en sélectionnant son nom sur la page Employés du Back office.
2. Cliquez sur les trois points verticaux en haut à droite.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Activez le bouton Salaire de l'employé pour la facturation des bons de travail.
5. Sélectionnez le Type de taux de main-d'œuvre.
6. Spécifiez le salaire par heure ou par nombre de minutes. La date de début/fin de ce salaire vous permet d'appliquer de nouveaux salaires lorsque les frais de main-d'œuvre changent.
7. Cliquez sur Ajouter un salaire.

Première connexion

Une fois l'employé configuré, il doit définir son mot de passe.

1. Accédez à xxx.maxxton.net (remplacez xxx par le code de votre entité).
2. Cliquez sur Mot de passe oublié.
3. Suivez le lien dans votre e-mail pour créer un mot de passe.
4. Connectez-vous avec votre nouveau mot de passe.

Modifier les paramètres de l'employé

Vous pouvez mettre à jour les paramètres des employés individuellement ou appliquer des modifications à plusieurs employés à la fois en utilisant une mise à jour en masse.

Utiliser la mise à jour en masse pour modifier plusieurs employés

1. Accédez à Back office, développez l'élément de menu Configuration et sélectionnez Mises à jour en masse.
2. Recherchez et sélectionnez les employés que vous souhaitez mettre à jour.
3. Cliquez sur Étape suivante.
4. Sélectionnez les paramètres que vous souhaitez modifier.
5. Cliquez à nouveau sur Étape suivante.
6. Cliquez sur Démarrer la mise à jour en masse.

Désactiver un employé

1. Si un employé quitte l'entreprise, vous pouvez limiter son accès en quelques clics.
2. Accédez à Back office et sélectionnez l'élément de menu Employés.
3. Recherchez et sélectionnez l'employé.
4. Cliquez sur les trois points verticaux (en haut à droite).
5. Sélectionnez l'option Modifier le profil.
6. Sélectionnez l'onglet Paramètres.
7. Définissez la date En service jusqu'au pour définir le dernier jour d'activité.
8. Cliquez sur Mettre à jour les paramètres.