Lier les comptes comptables aux ressources

Pour des rapports financiers précis, toutes les ressources dans une réservation doivent être liées à un compte comptable. Dans Maxxton, vous liez les comptes comptables aux ressources pour garantir que les revenus, les coûts et les ajustements sont imputés sur le bon compte dans votre système financier. Par exemple, vous pourriez vouloir enregistrer vos revenus provenant d'un add-on de linge de lit sous un compte comptable différent de vos revenus provenant d'une réservation, ou déclarer vos coûts de maintenance sur un compte distinct de celui des frais de ménage.

Cet article se concentre sur la liaison des ressources suivantes aux comptes comptables :

• Types d'hébergement
• Add-ons
• Unités

Cette démarche est surtout nécessaire car les autres ressources sont automatiquement associées à un compte comptable lors de leur création. Reportez-vous aux articles dédiés pour plus de détails sur ce paramétrage.

Configuration

Héritage

Maxxton utilise l'héritage des données, ce qui permet aux configurations appliquées à un parent de niveau supérieur dans la hiérarchie d'être automatiquement héritées par les ressources sous-jacentes.

Par exemple, lorsqu'un add-on est ajouté à un Type d'hébergement, il est automatiquement associé à toutes les Unités sous-jacentes grâce à l'héritage.

Il existe différentes manières de lier les ressources aux comptes comptables. Selon votre tâche ou votre situation, vous préférerez peut-être utiliser une approche spécifique.

• Si vous souhaitez lier ou mettre à jour le compte comptable d'une seule ressource, vous pouvez le faire facilement directement à partir des détails de la ressource réservable dans Content Manager.
• Pour mettre à jour plusieurs ressources, envisagez d'utiliser les fonctionnalités de mise à jour en masse ou de fichier d'importation dans le module Contenu. Les mises à jour en masse vous permettent de modifier les ressources existantes, tandis que les fichiers d'importation vous permettent de lier les ressources directement lors de leur création en masse.
• Si vous créez un nouveau compte comptable qui doit être lié à des ressources existantes, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de liaison directement depuis les détails du compte dans le module Finance.

Nous allons maintenant vous guider à travers chacune de ces quatre façons de lier les comptes comptables aux ressources :

Module Contenu : lier des ressources individuelles aux comptes comptables

Ces entités peuvent être liées à un compte comptable :

• Types d'hébergement
• Add-ons
• Unités (lorsqu'un compte comptable est lié à un type d'hébergement, le compte comptable de l'unité est automatiquement hérité du type d'hébergement. Vous pouvez annuler ce paramètre.)

Suivez les étapes ci-dessous pour lier les entités :

1. Naviguez vers le module Contenu et sélectionnez une entité dans le menu principal pour lier un compte comptable.
2. Cliquez sur l'entité pour ouvrir ses détails.
3. Cliquez sur l'icône d'action Paramètres sur les détails de l'entité.
4. Une fenêtre contextuelle Paramètres avancés apparaîtra sur la droite.
5. Naviguez vers les Paramètres du compte comptable dans cette fenêtre contextuelle.
6. Vérifiez que l'option Lier le compte comptable est activée.
   1. Veuillez noter que cette option sera désactivée pour les unités qui hériteront du compte comptable du parent (type d'hébergement).
7. Sélectionnez un Compte comptable unique ou un Groupe de comptes.
   1. Compte comptable unique : Le compte comptable est lié selon le système d'administration/comptabilité principal pour chaque destination. Pour chaque compte  comptable, le taux de TVA/TAXE approprié est sélectionné.
   2. Groupe de comptes : Destiné aux add-ons qui peuvent être réservés depuis plusieurs locations et nécessitent un compte comptable spécifique selon la destination. En combinant le groupe de destinations/groupe de lieux avec le groupe de comptes, l'utilisateur peut créer plusieurs configurations de comptes comptables pour différentes combinaisons de destinations.
8. Sélectionnez le compte comptable (groupe) approprié.

Vous verrez maintenant le compte comptable spécifié dans les paramètres de votre ressource.

Module Contenu : Mises à jour en masse

Suivez les étapes ci-dessous pour lier les Types d'hébergement à un compte comptable :

1. Naviguez vers le module Contenu et sélectionnez Batch updates dans le menu principal. Vous verrez un aperçu des mises à jour passées.
2. En bas à droite, cliquez sur Nouvelle Batch update.
3. Utilisez les filtres pour rechercher le type d'hébergement que vous souhaitez mettre à jour. Dans le panneau de droite, assurez-vous que tous les types d'hébergement que vous souhaitez modifier sont sélectionnés.
4. Cliquez sur Étape suivante.
5. Saisissez les informations pertinentes dans la section Décrivez vos modifications et cliquez sur Paramètres du compte comptable sous Paramètres avancés.
6. Remplissez les champs appropriés qui apparaissent sous Paramètres du compte comptable.
7. Cliquez sur Étape suivante.
8. Un aperçu de la portée de vos modifications est affiché. Examinez-les attentivement. Pour modifier votre mise à jour en masse, cliquez sur Étape précédente. Pour appliquer la mise à jour en masse, cliquez sur Démarrer la mise à jour en masse.

Le statut de votre mise à jour en masse est visible dans l'Aperçu des mises à jour en masse. Vous pouvez ouvrir la mise à jour en masse pour examiner les modifications apportées.

Module Contenu :  Fichier d'importation

Ces entités peuvent être liées à un compte comptable :

• Types d'hébergement
• Add-ons
• Unités (lorsqu'un compte comptable est lié à un type d'hébergement, le compte comptable de l'unité est automatiquement hérité du type d'hébergement. Vous pouvez annuler cela en suivant les étapes ci-dessous).

N'utilisez cette méthode de liaison des comptes comptables aux ressources que lorsque vous créez ces entités, par exemple, lors d'une implémentation ou lors de l'ouverture d'une nouvelle destination.

Suivez les étapes ci-dessous pour lier les comptes comptables aux entités :

1. Naviguez vers le module Contenu et sélectionnez Mises à jour en masse dans le menu principal.
2. Cliquez sur Importation en bas à droite. Vous verrez un aperçu des importations passées.
3. Cliquez sur Télécharger le modèle d'importation en haut à droite et sélectionnez le fichier de modèle d'importation approprié. Utilisez Création d'add-ons pour lier les comptes comptables aux add-ons, et Type d'hébergement et d'unité pour lier les comptes comptables aux types d'hébergement.
4. Remplissez tous les champs nécessaires dans le fichier d'importation. Référez-vous à la Fiche d'information pour des conseils supplémentaires sur le fichier d'importation.
5. Assurez-vous de remplir la colonne Nom du compte comptable (et/ou Héritage du registre comptable si applicable) ou Nom du groupe de comptes (et/ou Héritage du groupe de comptes si applicable) en fonction de votre préférence pour un Compte comptable unique ou un Groupe de comptes :
   1. Compte comptable unique : Le registre comptable est lié selon le système d'administration/comptabilité principal pour chaque destination. Pour chaque registre comptable, le taux de TVA/TAXE approprié est sélectionné.
   2. Groupe de comptes : Utilisé pour les add-ons qui peuvent être réservés par différentes destinations et devraient obtenir un autre compte comptable basé sur la destination de la réservation. En combinant le groupe de destinations/groupe de lieux avec le groupe de comptes, l'utilisateur peut créer plusieurs configurations de comptes comptables pour différentes combinaisons de destinations.
6. Enregistrez votre fichier d'importation.
7. Revenez à l'écran où vous avez téléchargé le fichier de modèle d'importation. En haut à droite, cliquez sur Nouvelle importation.
8. Spécifiez le fichier d'importation que vous êtes sur le point de télécharger et procédez au téléchargement du fichier.
9. Assurez-vous de faire un essai, et une fois approuvé, cliquez sur Importer.

Vous verrez maintenant le statut de votre importation dans l'Aperçu du statut du lot d'importation. Vous pouvez examiner les modifications apportées par votre importation ici.

Module Finance : lier un compte comptable unique aux ressources

Ces entités peuvent être liées à un compte comptable :

• Types d'hébergement
• Add-ons
• Unités

Suivez les étapes ci-dessous pour lier les entités :

1. Naviguez vers le module Finance, ouvrez le menu Configuration et sélectionnez Grands livres.
2. Recherchez le compte comptable que vous souhaitez lier.
3. Vous verrez maintenant, sur le côté droit de votre écran, un aperçu des détails de vos entités sélectionnées. Vous verrez également une section intitulée Lié au grand livre. Sous le titre de la section, vous verrez différents onglets pour les différentes entités qui peuvent être liées via ce panneau.
4. Cliquez sur Lier situé en bas à droite du panneau pour lier une nouvelle ressource.
5. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez toutes les ressources de cette catégorie que vous souhaitez lier au compte comptable.
6. Cliquez sur Lier pour enregistrer vos modifications.

Vous verrez maintenant votre ressource et votre compte comptable ajoutés dans les détails de la ressource.

Délier ou modifier la liaison des ressources

Avez-vous fait une erreur ? L'entité n'a-t-elle plus besoin d'être liée à ce registre comptable ? Ne vous inquiétez pas ! Vous pouvez modifier le compte comptable ou délier les comptes comptables à partir du panneau des paramètres de la ressource réservable. Pour ce faire, suivez ces liens en fonction de votre cas d'utilisation :

1. Pour modifier un seul cas, faites-le depuis le module Contenu.
2. Pour modifier plusieurs cas à la fois, faites-le depuis le module Contenu - Mises à jour en masse.