Configurer la multidevise

Pour les entreprises qui opèrent à l'international, la gestion des transactions dans différentes devises est une nécessité. La fonctionnalité multidevise de Maxxton vous permet de gérer les ventes, la comptabilité et les règlements financiers dans diverses devises de manière transparente.

Par défaut, le système utilise une seule devise pour toutes les opérations financières. En activant l'environnement multidevise, vous pouvez configurer une devise principale pour votre comptabilité interne tout en gérant simultanément les ventes et les règlements propriétaires dans différentes devises, toutes les conversions étant gérées par le système à l'aide de taux de change définis.

Configuration d'un environnement multidevise

L'activation et la configuration de la fonctionnalité multidevise impliquent une série d'étapes pour garantir que toutes les parties du système traitent correctement les données financières.

Activer la fonctionnalité multidevise

La première étape consiste à activer la fonctionnalité multidevise pour l'ensemble de votre entreprise. Pour ce faire, il faut activer un feature flag qui est géré par le support Maxxton. Une fois ce paramètre activé, la logique financière du système s'étend pour prendre en charge plusieurs devises.

Définir les devises principales

Une fois la fonctionnalité activée, vous devez définir les rôles que les différentes devises joueront dans vos opérations :

• Devise de l'organisation administratrice : La devise principale utilisée pour votre comptabilité financière et votre tenue de livres. Chaque organisation administratrice de votre entreprise aura une devise d'organisation administratrice désignée. Toutes les transactions effectuées dans d'autres devises sont reconverties dans cette devise pour les rapports centralisés.
• Devise du canal de distribution : La devise utilisée pour les ventes sur un canal spécifique, tel que votre site web ou un revendeur tiers. Un canal de distribution ne peut être lié qu'à des types de tarifs qui partagent la même devise.
• Devise du propriétaire : Si vous gérez des propriétés pour des propriétaires, ce paramètre définit la devise utilisée pour leurs relevés de règlement financier et leurs paiements.

Configurer les taux de change

Une partie cruciale de la configuration multidevise est la gestion des taux de change que le système utilise pour les conversions de devises. Ces taux sont configurés au niveau de l'organisation administratrice.

Depuis les paramètres de l'organisation administratrice, naviguez vers la section Taux de change. Ici, définissez les taux de conversion entre votre devise de base (généralement la devise de l'organisation administratrice) et toutes les autres devises avec lesquelles vous opérez.

Pour chaque taux de change, configurez :

• Devise de base : la devise principale à partir de laquelle vous effectuez la conversion.
• Devise de conversion : la devise vers laquelle vous effectuez la conversion.
• Période de validité : la période pendant laquelle ce taux de change spécifique est valide.
• Taux de change : le taux de conversion.

Le système convertit automatiquement les montants des transactions en utilisant ces taux, par exemple, en convertissant un paiement effectué dans une devise du canal de distribution vers la devise de l'organisation administratrice pour la comptabilité interne.

Configurer les prix de vente et les types de tarifs

Pour vendre votre inventaire dans différentes devises, configurez vos tarifs et prix en conséquence :

• Créer des types de tarifs par devise : créez des types de tarifs distincts pour chaque devise dans laquelle vous souhaitez vendre ; par exemple : Tarif Standard EUR et Tarif Standard USD.
• Configurer les prix : dans chaque nouveau type de tarifs, configurez les prix de vente dans la devise correspondante.
• Lier aux hébergements : associez tous les types de tarifs applicables à vos types d'hébergement. Le système présente automatiquement le prix et la devise corrects au client en fonction du canal de distribution.

Configurer les comptes financiers

Enfin, assurez-vous que vos comptes financiers internes sont configurés pour les opérations multidevises :

• Comptes propriétaires : attribuez la devise de règlement correcte au compte de chaque propriétaire.
• Comptes bancaires et divers : configurez la devise spécifique pour les comptes bancaires et divers utilisés pour les paiements entrants et sortants.

Comment la multidevise impacte vos opérations

L'activation de la fonctionnalité multidevise modifie la manière dont les informations financières sont traitées et affichées sur la plateforme.

Facturation

Le système adapte automatiquement le processus de facturation pour gérer différentes devises.

Lorsqu'une réservation est effectuée, la facture est générée dans la devise du canal de distribution utilisé. Pour la comptabilité interne, le système utilise les taux de change configurés pour convertir les montants de la devise du canal de distribution vers votre devise principale de l'organisation administratrice.

Rapports financiers

Les rapports financiers offrent une vue plus détaillée des transactions impliquant des devises étrangères.

Les rapports incluent des colonnes supplémentaires pour afficher les valeurs à la fois dans la devise de transaction originale et le montant converti dans votre devise comptable principale. Cela permet une analyse financière claire et précise sans conversions manuelles.

Paiements et relevés bancaires

Le rapprochement des paiements et la gestion des relevés bancaires sont entièrement sensibles aux devises.

Lors du traitement des relevés bancaires, le système identifie et gère les paiements entrants dans diverses devises. Les soldes de compte et les relevés peuvent être consultés soit dans la devise originale du payeur, soit dans la devise comptable principale, offrant de la flexibilité à vos équipes financières.

Règlements propriétaires

Les règlements financiers avec les propriétaires sont simplifiés et précis.

Le processus de règlement pour les propriétaires est automatiquement calculé dans leur devise du propriétaire préconfigurée. Cela garantit que les propriétaires reçoivent les relevés et les paiements dans la devise qu'ils attendent, simplifiant la communication et les relations financières.