Medewerkers instellen

Jij kunt nieuwe medewerkersprofielen aanmaken in Maxxton om elk teamlid veilige toegang te geven tot de tools en informatie die ze nodig hebben. Of ze nu reserveringen beheren, rapporten uitvoeren of als schoonmakers werken, een correcte instelling zorgt voor soepele operaties binnen jouw organisatie.

Medewerkersgroepen

Voordat je medewerkers toevoegt, stel je eerst medewerkersgroepen in. Door medewerkersgroepen in te stellen en medewerkers eraan te koppelen, kun je gemakkelijk identificeren tot welke afdeling een medewerker behoort. Wanneer je medewerkersinstellingen of -gegevens wilt bijwerken, kun je dit in bulk doen door de hele medewerkersgroep te selecteren. Je kunt ook printers toewijzen aan medewerkersgroepen, waardoor jouw hele callcenter team gemakkelijk toegang heeft tot de printers op de afdelingsvloer.

Een medewerkersgroep aanmaken

1. Navigeer naar Back Office Manager en selecteer het menu-item Medewerkers.
2. Klik op het kebabmenu (rechtsboven).
3. Selecteer Medewerkersgroepen.
4. Klik op Medewerkersgroep aanmaken (rechtsboven).
5. Vul een Naam, Code en Omschrijving (optioneel) in.
6. Klik op Aanmaken.

Medewerkers

Medewerkers in Maxxton zijn de gebruikersprofielen waar je de toegang voor elke gebruiker kunt beheren.

Een nieuwe medewerker aanmaken

1. Navigeer naar Back Office Manager en selecteer het menu-item Medewerkers.
2. Klik op Medewerker aanmaken (rechtsboven).
3. Vul de verplichte velden in:
   1. Voor- en achternaam
   2. Medewerker groep
   3. E-mail: Gebruik hun bedrijfs-e-mail.
   4. Inlognaam: Kies een unieke inlognaam.
4. Aanvullende instellingen:
   1. Talen
   2. Standaard Distributiekanaal / Reserveringscategorie
   3. Printer
   4. GDPR-toegang
   5. Locaties
   6. Administratieve organisaties
5. Klik op Medewerker aanmaken.

Je kunt deze instellingen later bijwerken indien nodig.

Medewerkersprofiel voltooien

Om ervoor te zorgen dat medewerkers toegang hebben tot de juiste gegevens en functies, zijn er enkele aanvullende instellingen vereist:

1. Wijs de vereiste rollen toe aan de medewerker.
2. Koppel locaties en administratieve organisaties aan de medewerker, zodat deze toegang heeft tot de reserverings- en financiële gegevens van de locatie waar deze werkt.
3. Koppel Customer Care inboxes indien van toepassing.
4. Koppel kasrekeningen indien van toepassing. Kasrekeningen moeten aan hun profiel worden gekoppeld als zij betalingen verwerken op een van de locaties.
5. Koppel specifieke distributiekanalen aan jouw medewerkers. Hierdoor kunnen zij reserveringen van alleen die kanalen afhandelen en niet van andere. Wanneer jouw medewerkers met reserveringen werken, zien en beheren zij alleen reserveringen die specifiek zijn voor deze gekoppelde distributiekanalen in Reservation Manager.

Het authenticatie type instellen

1. Open het medewerkersprofiel door de naam te selecteren in het menu Medewerkers in de Back Office Manager.
2. Klik op het kebabmenu rechtsboven.
3. Klik op Instellingen.
4. Selecteer of jij wilt dat de gebruiker inlogt met:
   1. Wachtwoord (gebruik deze instelling ook voor single sign-on).
   2. Eenmalig wachtwoord (gebruik deze instelling voor gedeelde accounts van externe medewerkers zoals flexwerkers voor huishoudelijke dienst)
   3. Wachtwoord + Eenmalig wachtwoord

Het medewerkersloon instellen

Medewerkerslonen kunnen worden ingesteld om automatisch nauwkeurige werkorderfacturen te genereren voor Operations Manager. De onderhoudsmedewerker dient de bestede tijd aan een werkorder in, en het systeem genereert de factuur op basis van de bestede tijd en het medewerkersloon dat in hun profiel is geconfigureerd.

1. Open het medewerkersprofiel door de naam te selecteren op de pagina Medewerkers in de Back Office Manager.
2. Klik op het kebabmenu rechtsboven.
3. Klik op Instellingen.
4. Schakel de schakelaar Medewerkersloon voor werkorderfacturering in.
5. Selecteer het Type arbeidsloon [REVIEW THIS].
6. Specificeer het loon per uur of per aantal minuten. De start-/einddatum voor dit loon stelt jou in staat om nieuwe lonen toe te passen wanneer de arbeidskosten veranderen.
7. Klik op Loon toevoegen.

Eerste keer inloggen

Zodra jij de medewerker hebt ingesteld, moet deze zijn wachtwoord instellen.

1. Ga naar xxx.maxxton.net (vervang xxx door jouw concerncode).
2. Klik op Wachtwoord vergeten.
3. Volg de link in jouw e-mail om een wachtwoord aan te maken.
4. Log in met jouw nieuwe wachtwoord.

Medewerkersinstellingen wijzigen

Jij kunt medewerkersinstellingen individueel bijwerken of wijzigingen toepassen op meerdere medewerkers tegelijk met behulp van een batch update.

Batch update gebruiken om meerdere medewerkers te wijzigen

1. Navigeer naar Back Office Manager, vouw het menu-item Configuratie uit en selecteer Batch updates.
2. Zoek en selecteer de medewerkers die jij wilt bijwerken.
3. Klik op Volgende stap.
4. Selecteer de instellingen die jij wilt wijzigen.
5. Klik nogmaals op Volgende stap.
6. Klik op Start batch update.

Een medewerker deactiveren

1. Als een medewerker het bedrijf verlaat, kun jij de toegang beperken met slechts een paar klikken.
2. Navigeer naar Back Office Manager en selecteer het menu-item Medewerkers.
3. Zoek en selecteer de medewerker.
4. Klik op het kebabmenu (rechtsboven).
5. Selecteer de optie Profiel bewerken.
6. Selecteer het tabblad Instellingen.
7. Stel de datum In dienst tot in om de laatste actieve dag te definiëren.
8. Klik op Instellingen bijwerken.